「JIRO」活用紹介(6)プロジェクト内の情報共有

プロジェクトが終了したときに、作りっぱなしの資料だらけではありませんか？

ゴールに向かってプロジェクトは日々変化していくものです。そんな中でペンディングあり、大幅変更あり、最終版ありと、データが否応なしに分散していきます。また、プロジェクトですから、最終の成果物だけではなく、そのプロセスや途中のものまで管理しておきたいのが人間の心理です。そのため、あのファイルはどこにあるとか、どれが最新版で前回との違いは何かとか、様々なデータが分散し、どこに何が書いてあるのか、探すのに一苦労という状態になります。
逆に、このような状態にならないように、最初から体系的に整理しようと試みても途中で頓挫してしまうのも現実です。とにかく面倒なことは一切考えずに、どんどん蓄積していくことで、自然と整理できるのが理想です。

JIRO活用によるポイント

プロジェクトを進めていくと、メモから正式な成果物まで様々な情報が存在します。また、それらはファイルサーバで管理していたファイルもあれば、特定のシステムで管理されている情報もあり、さらには紙でも存在します。「JIRO」なら、ファイルであれば、ファイル名、ファイルの中身の簡単な説明、紙であれば、その保管場所、特定のシステムで管理されているものならば、その情報そのものを「JIRO」で管理するなど、インデックスの情報だけでもすべて「JIRO」で管理することで、時系列で情報の履歴管理が行え、さらに必要な情報を探す場合は、全文検索機能で該当ファイルを取り出すことができるようになります。

期待される効果

進捗や成果物など、様々な情報を一元的に管理することができる
プロジェクトに後から参加しても今までの経緯を見ることができる
誰がどのような成果物を作っているのかトレースすることができる
未終了作業だけを一覧することができる
全文検索であとから必要な情報をすぐに探せる（逆引きが出来るようになる）

一般的に管理する情報項目（例）

作業タスクの登録
作業進捗状況の登録
作業による成果物の登録